Implementa la factura electrónica con Onexfy

La factura electrónica es un documento que sustituye a la factura tradicional, mejor conocida como factura de papel, a efectos legales tiene la misma validez, sin embargo funciona diferente, pues la factura electrónica se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente.

En términos tributarios la factura electrónica es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios que se emite a la DIAN, es decir, la información de la venta se envía de forma electrónica ante la DIAN, este tipo de factura tiene dos formatos un formato de texto plano (XML) y también cuenta con una representación gráfica (PDF), este último se utiliza a fines informativos pero no es obligatorio.

Para habilitarte ante la DIAN como facturador electrónico necesitarás lo siguiente:

• Contraseña de acceso al MUISCA.
• Datos generales: NIT y cédula del representante legal.
• Acceso al correo registrado en el RUT.

Pasos para facturar electrónicamente:

1. Habilita tu empresa como facturador electrónico.
2. Solicita tu resolución de facturación electrónica.
3. Asocia los prefijos de la resolución.
4. Configurar tu resolución de facturación electrónica en Onexfy.

1. Habilita tu empresa como facturador electrónico

Sigue los siguiente pasos en el portal de la DIAN para realizar la habilitación:

1. Ingresa a la página de la DIAN.
2. Ve a la sección temas de interés opción de Factura Electrónica, haz clic en “Habilitación”.
   
   
3. Inicia sesión seleccionando el tipo de usuario: “persona” o “empresa”, y coloca los datos generales: NIT y cédula del representante legal.
4. Revisa en tu correo electrónico el token de acceso a la DIAN y haz clic en “Acceder”.
   
5. Abre el menú haciendo clic en las líneas horizontales y dirígete a “Registro y habilitación” luego haz clic en la opción “Documentos electrónicos”.
   
6. Para registrarte como facturador electrónico, haz clic en el botón “Registrar” y luego “Aceptar”.
   
7. Luego de este paso, selecciona nuevamente la opción menú y elige “Registro y habilitación” opción “Documentos electrónicos”, haz clic en el botón “Factura electrónica”, observarás una pantalla para “Asociar modo de operación”.
   
8. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”.
9. En la sección “Datos de empresa y software” completa la siguiente información
   Nombre de la empresa proveedora: “EMPRESA DE DIVULGACIONES Y ASESORÍAS ECA SAS”
   Nombre del software:  “Plemsi”
   
10. Haz clic en el botón “Asociar”, seguidamente en el “Listado de modos de operación asociados” ubica el renglón del Software “Plemsi”, y en la columna “Acciones” haz clic en el ojo para “Ver detalle”.
11. Procede a obtener un código denominado “TestSetID”, copia este código y envíalo a Onexfy.
    
    
    Notas:

• En caso de estar habilitado con un proveedor tecnológico anterior, solo será necesario que el mismo se observe en estado “aceptado”, para que la DIAN te permita seleccionar otro modo de operación, es decir, te permita seleccionar un nuevo proveedor tecnológico.
• Luego de compartir el código “TestSetID”, el personal autorizado de Onexfy se encargará de validar y de realizar el siguiente paso para generar y entregarte el “Token de integración” este configurar tu cuenta para facturar electrónicamente.

3. Configura el token de integración en tu cuenta Onexfy

Paso a paso:

1. Ingresa con tu usuario y contraseña a Onexfy.
2. Dirígete a la esquina superior derecha donde se observa el nombre de tu “Perfil de usuario“.
3. En la sección “Integraciones” selecciona el recuadro “Facturación Electrónica”.
4. Coloca el “Token de integración” facilitado por el personal autorizado de Onexfy.
5. Haz clic en el botón “Guardar”, para conservar los datos.

Observa:

4. Solicita tu resolución de facturación electrónica

Este es el siguiente proceso que tendrás que realizar para habilitarte como facturador electrónico con Onexfy, podrás solicitar una nueva resolución o continuar facturando con una resolución vigente vinculada a un proveedor tecnológico anterior.

Pasos para solicitar una nueva resolución de facturación electrónica:

1. Ingresa al portal de la DIAN en la opción transaccional “Usuarios Registrados“.
   
2. Inicia sesión seleccionando el tipo de usuario: “persona” o “empresa”, y coloca los datos generales: NIT y cédula del representante legal.
   
3. Dirígete al menú y elige la opción “Numeración de facturación” y nuevamente “Numeración de facturación“.
4. Haz clic en “Solicitar numeración de facturación“, confirma tus datos, haz clic en “Aceptar” y luego en “Ingresar“.
5. Haz clic en “Autorizar Rangos“, elige el tipo de numeración: Facturación electrónica de venta y coloca un prefijo,  haz clic en “Agregar“. Podrás generar el borrador para revisar la solicitud y luego haz clic en el botón “Definitivo“.
6. En la ventana emergente solicita la clave dinámica, haz clic en el botón “Solicítela aquí“, luego haz clic en el botón “Ver mi bandeja de comunicaciones” copia y pega, ingresa tu contraseña y luego haz clic en “Firmar” y luego “Aceptar“.
7. En la opción “Formalice la solicitud de numeración de facturación” debes hacer clic en el botón “Firmar“.
   
8. Repite el paso 6, haciendo clic en el botón “Solicítela aquí” para solicitar la clave dinámica, luego haz clic en el botón “Ver mi bandeja de comunicaciones“copia y pega, ingresa tu contraseña y luego haz clic en “Firmar” y luego “Aceptar“.
   

Pasos para continuar facturando con una resolución vigente:

En este paso debes eliminar la vinculación de la resolución con el proveedor tecnológico anterior, para proceder a vincular con el proveedor aliado de Onexfy para facturación electrónica.

1. Ingresa a la página de la DIAN.
2. Ve a la sección temas de interés opción de Factura Electrónica, haz clic en “Facturando electrónicamente”.
3. Inicia sesión seleccionando el tipo de usuario: “persona” o “empresa”, y coloca los datos generales: NIT y cédula del representante legal.
   
4. Dirígete al menú y elige la opción “Configuración” y luego en la opción “Rangos de numeración”.
5. En la parte inferior de la pantalla Gestionar asociación de prefijos observarás los datos de tu proveedor anterior, y haciendo clic en la equis “X” podrás eliminar la asociación.
   
6. En el campo de “Proveedor – Software” selecciona de entre las opciones de la lista “EMPRESA DE DIVULGACIONES Y ASESORÍAS ECA SAS” y en el campo “Prefijo” selecciona la resolución vigente, luego haz clic en “Agregar ” y “Aceptar”.

5. Asocia prefijos en la DIAN

Paso a paso:

1. Ingresa al portal de la DIAN en la opción “Facturando Electrónicamente”.
   
2. Inicia sesión seleccionando el tipo de usuario: “persona” o “empresa”, y coloca los datos generales: NIT y cédula del representante legal.
3. Una vez ingreses al panel de habilitación de la DIAN, debes ir al menú ubicado en la parte izquierda y hacer clic en Configuración  y luego “Rangos de numeración“.
4. Seleccionar en Proveedor-Software “EMPRESA DE DIVULGACIONES Y ASESORÍAS ECA SAS” y en Prefijo el numero de resolución que autorizaste previamente en la DIAN.
5. Para finalizar haz clic en “Agregar“.

Importante: este paso es recomendable realizarlo por lo menos 1 hora después de haber solicitado la resolución, ya que es el tiempo promedio que se demora la DIAN para subir la numeración a la sección “facturando electrónicamente” y se puedan asociar los prefijos.

6. Configurar tu resolución de facturación electrónica en Onexfy

Paso a paso:

1. Ingresa con tu usuario y contraseña a Onexfy.
2. Dirígete a la esquina superior derecha donde se observa el nombre de tu “Perfil de usuario“.
3. En la sección “Resoluciones”.
4. Haz clic en el botón “Crear resolución”.
5. Completa la información de los campos solicitados en el formulario.
6. Haz clic en el botón “Guardar”, para conservar los datos.
   

Observa:

Datos para completar el formulario:

Tipo de resolución: mediante el listado desplegable elige la opción “Factura electrónica”.

Prefijo: coloca unas letras que te permitan diferenciar entre varias numeraciones.

Número de resolución: indica el número de resolución otorgado por la DIAN, ejemplo: 187600000000001.

Número inicial: indica desde qué número comienza la resolución.

Número final: indica hasta qué número puede facturar con la resolución solicitada.

Número actual: corresponde al número con el que se registrará la próxima factura que emitas. Si tienes una resolución que ya estabas utilizando podrás indicar el siguiente número al último utilizado previamente.

Fecha de inicio: indica la fecha inicial de vigencia de la resolución.

Fecha de expiración: indica la fecha final de vigencia de la resolución.

Bodega: selecciona la bodega con la cual estará vinculada la numeración ingresada.

Importante: una vez registrada tu resolución en Onexfy, debes activarla para poder facturar electrónicamente.

Activa la resolución de facturación en Onexfy

1. Dirígete a la esquina superior derecha donde se observa el nombre de tu “Perfil de usuario“.
2. Haz clic en la sección “Resoluciones”
3. En la resolución electrónica haz clic en el ojito de detalle:
4. Marca la casilla “Activar resolución”.

Tu resolución quedará disponible para que comiences a facturar electrónicamente.

En Onexfy ¡Creamos Futuro!